Πώς να ξεκινάτε τα email σας για να κάνετε εντύπωση – Ξεχάστε τα κοινότυπα

Πώς να ξεκινάτε τα email σας για να κερδίσετε την προσοχή

Ετοιμάζεστε να στείλετε ένα email. Αυθόρμητα, ίσως αρχίσετε να πληκτρολογείτε το κοινό και κάπως αδιάφορο «Ελπίζω να είσαι καλά».

Μπορεί να το εννοείτε ειλικρινά, αλλά δυστυχώς, αυτή η φράση δεν δίνει στον παραλήπτη κάποιο λόγο να συνεχίσει την ανάγνωση.

Η πολυβραβευμένη ομιλήτρια και συγγραφέας του best seller «Unforgettable Presence», Lorraine K. Lee, εξηγεί, μέσα από άρθρο της στο CNBC, γιατί πρέπει να αποφεύγονται οι τετριμμένες εκφράσεις στην έναρξη ενός μηνύματος. Προτείνει εναλλακτικές μεθόδους, προσαρμοσμένες στην περίσταση, οι οποίες είναι πολύ πιο αποτελεσματικές για ένα επαγγελματικό email.

 Αποτελεσματικοί τρόποι για την έναρξη ενός επαγγελματικού email

Ποιες εισαγωγικές προτάσεις θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε στα επαγγελματικά email σας;

• Αναφορά σε κοινό σημείο επαφής: Εάν είχατε κάποια συνάντηση με τον παραλήπτη στο παρελθόν, δοκιμάστε φράσεις όπως: «Ήταν εξαιρετική η συζήτησή μας πριν λίγους μήνες στο… [συγκεκριμένο συνέδριο ή εκδήλωση]» ή «Εκτίμησα ιδιαίτερα τις απόψεις σας κατά τη διάρκεια της… χθεσινής μας σύσκεψης».

• Δείξτε ενθουσιασμό: Χρησιμοποιήστε εκφράσεις όπως «Ανυπομονώ να συνεργαστούμε σε αυτό το έργο και ήθελα να μοιραστώ μια σύντομη ενημέρωση» ή «Σκεφτόμουν πολύ την πρόσφατη συζήτησή μας και είμαι ενθουσιασμένος/η που θα μοιραστώ μια ιδέα μαζί σας».

• Αναγνώριση της χρονικής συγκυρίας: Όταν επικοινωνείτε με κάποιον που είναι ιδιαίτερα απασχολημένος ή μετά από καιρό, μπορείτε να γράψετε: «Γνωρίζω πως διανύετε μια απαιτητική περίοδο. Ήθελα να διασφαλίσω ότι αυτή η ευκαιρία δεν θα χαθεί» ή «Επικοινωνώ ενόψει των επικείμενων προθεσμιών του επόμενου μήνα, ώστε να είμαστε απόλυτα συντονισμένοι».

Εστίαση στον παραλήπτη για καλύτερη δικτύωση

Αυτή η προσέγγιση είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική όταν επιδιώκετε τη δικτύωση. Μπορείτε να ξεκινήσετε το μήνυμά σας ως εξής: «Συγχαρητήρια για… [ένα νέο project ή θέση εργασίας]. Αν κρίνετε χρήσιμο, θα χαρώ να μοιραστώ όσα πιστεύω ότι συνέβαλαν στην επιτυχία…» ή «Είδα την πρόσφατη ανάρτησή σας σχετικά με το… [συγκεκριμένο θέμα] και πραγματικά με άγγιξε, γι’ αυτό ήθελα να σας πω ένα “ευχαριστώ”».